Het 2026 Playbook voor succes in meeting- en eventboekingen

Tussen maart 2023 en juni 2025 analyseerden we meer dan 50.000 online boekingen bij onafhankelijke hotels, ketens, vergaderlocaties en congrescentra in West-Europa. De resultaten laten zien hoe snel de wereld van meetings & events verandert — en welke factoren nu echt het verschil maken.

Snelheid is cruciaal

Snelheid loont. Locaties die binnen 30 minuten reageren, halen een conversie van 60%. Wie een dag wacht, zakt naar 52%, en na 24 uur blijft er nog maar 44% over.

Vooral kleine meetings scoren hoog met 66% conversie en worden gemiddeld binnen 58 dagen geboekt. Grote groepen van 50+ deelnemers blijven steken op 34%, met een aanlooptijd van ruim 150 dagen.

"Om MICE-groei te realiseren, is het voor venues cruciaal om loyale klanten te prioriteren en kleinere meetings te automatiseren. Zo ontstaat er ruimte voor persoonlijke sales en het organiseren van high-impact events."

Loyaliteit loont

De cijfers liegen niet: Maar liefst 85% van alle boekingen komt van bestaande klanten. Zij converteren ook vaker (53%) dan nieuwe klanten (40%).

Meeting venues profiteren het meest: bij middelgrote en grote locaties komt ruim 90% van de aanvragen van terugkerende klanten. Hotels blijven met net iets boven de 50% achter.

De boeker die altijd “aan” staat

Boekers wachten niet op kantooruren. Bijna 1 op de 5 aanvragen komt ’s avonds of in het weekend binnen én leveren vaak meer op. Op zondag ligt de gemiddelde omzet per boeking bijvoorbeeld op €869, duidelijk hoger dan door de week (€ 704–€ 768).

Hotels en venues: ieder zijn kracht

Niet elk type locatie presteert hetzelfde:

• Hotels: lagere conversie (47%), maar de hoogste omzet per boeking (€ 1.182).
• Middelgrote meeting venues: hoge volumes en snelle transacties, maar met lagere marges.
• Kleine meeting venues: sterk in niches, met de hoogste omzet per gast (€ 65).
• Grote meeting venues: gemiddeld op zowel omzet als conversie.

Slimmer door automatisering

Locaties die aanvragen automatisch verwerken, lopen voorop. In 2023 werd 48% van de aanvragen binnen een uur opgevolgd; in 2025 gebeurde meer dan de helft al binnen 30 minuten.

Wat brengt 2026?

De komende jaren komen er grote verschuivingen aan:

• Dynamische prijzen worden de norm.
• Online betalingen met flexibele annuleringsvoorwaarden zullen stijgen.
• AI-agents en attribute-based booking engines komen eraan als nieuwe digitale recommenders.

De vraag is niet óf deze veranderingen plaatsvinden, maar hoe goed jouw locatie erop voorbereid is. De benchmark laat zien dat snelheid, loyaliteit en automatisering niet langer ‘nice to have’ zijn, maar de kern vormen van groei in M&E.

Wie nu investeert in slimme processen en digitale tools, wint kostbare tijd terug en kan die inzetten waar het er écht toe doet: persoonlijke aandacht voor de boekers die het verschil maken. Zo bouw je niet alleen aan hogere conversie en meer omzet, maar vooral aan langdurige relaties die jouw venue toekomstbestendig maken.

Meer weten over de verschillen per type venue? Bekijk de complete Benchmark 2025 voor alle inzichten.