Stayokay: Voor grote en kleine avonturen
Stayokay Hostels is de grootste hostelketen van Nederland. Met 21 locaties zorgen ze ervoor dat bij ieder avontuur in ons polderlandje een zorgeloze overnachting geregeld kan worden. En niet zomaar een overnachting. Op de ene plaats slaap je in een kasteel, op de ander in een kubuswoning. Gegarandeerd een nieuw avontuur en een goed verhaal om mee naar huis te nemen dus!
18 van deze locaties bieden ook hun eigen vergaderruimtes voor groepen van verschillende formaten. Beeld het je in: brainstormsessies aan de kust en bedrijsuitjes midden in de bossen. Om het boeken daarvan te helpen stroomlijnen, heeft VenueSuite een booking Engine voor Stayokay opgezet.
Minder papierwerk, meer business
"Het boeken van vergaderingen bij Stayokay verliep altijd via een formulier." vertelt Liesbeth ten Donkelaar, manager marketing en sales bij Stayokay Hostels. "Dus je kan je voorstellen dat dit heel veel tijd kost, zowel aan de kant van de boeker als de organisatie, om uiteindelijk tot een overeenkomst te komen."
Stayokay is niet de enige met dit probleem. "Ongeveer 80% van de hotels waar we mee in contact komen werkt nog met een formulier." zegt Ralph van Hooijdonk, CEO van VenueSuite. "Dat is een conversion killer. Want niemand voert graag eindeloos velden in om vervolgens te moeten wachten op een antwoord." Gasten laten boeken wanneer het henzelf uitkomt, is de logische oplossing.
"Het grote voordeel van de vergader boekingstool die we nu hebben, is dat het niet alleen sneller gaat, maar dat we ook een heel goed overzicht hebben van alle aanvragen."
Een persoonlijke touch
Bij VenueSuite houden we het graag simpel. Voor zowel gasten als voor onze klanten. We snappen dat je als bedrijf geen zin hebt in ellenlange trainingen en ingewikkelde processen. Zouden wij ook niet willen. Daarom zorgen we er gewoon voor dat je krijgt wat je nodigt hebt om nóg beter te doen waar je goed in bent.
Dat betekent niet dat we je aan je lot overlaten.
"We vonden het heel prettig om met VenueSuite te werken omdat ze ons goed geholpen hebben met het opzetten van de eigen booking engine." zegt Liesbeth. "En ook heel goed ondersteund hebben in trainingen van de medewerkers."
Onze booking engine is er om je werk makkelijker te maken en meer ruimte te bieden voor de gastvrijheid waar jij en je medewerkers in uitblinken.
Chatten via de booking engine
Feedback is een belangrijk proces in iedere situatie. De chat functie binnen de booking engine zorgt ervoor dat je snel kunt reageren op klanten. Een functionaliteit waar Stayokay slim gebruik van maakt.
"Met name omdat je heel snel een alternatief kan aanbieden en snel tot een beslissing kan komen." Aldus Liesbeth.
Hospitality als uitgangspunt
Na een kennismaking werd het voor ons al snel duidelijk waar we Stayokay bij konden ondersteunen: het boekingsproces toegankelijker en efficiënter maken.
Weg met het heen-en-weer-gepingpong van e-mails en meer structuur en overzicht aanbrengen. We hebben de booking engine zo voor ze geconfigureerd dat gasten zelf een aanvraag kunnen samenstellen, opties kunnen toevoegen per locatie en meteen een digitale offerte ontvangen in de branding van Stayokay. Dat scheelt een hoop tijd voor beide kanten van het verhaal. En dat voor alle locaties.
Het resultaat? Een efficiëntere werkwijze en natuurlijk een positieve samenwerking. "Ze houden ons scherp." vertelt Ralph over de samenwerking met Stayokay. "Hun wensen om de technologische mogelijkheden te benutten zorgt ervoor dat we kritisch blijven nadenken over nieuwe oplossingen en verbeteringen."
